Zasady zachowania w strefie coworkingowej. O czym pamiętać i czego unikać?

Decydując się na przeniesienie codziennej pracy do przestrzeni coworkingowej musimy liczyć się z tym, że poziom komfortu – tak naszego, jak innych – zależy od przestrzegania zasad panujących w takich miejscach. Jeśli chcemy mieć możliwość skupienia się na wykonywanych zadaniach, a po to przecież wynajmujemy tu biurko, musimy pamiętać, że nie wszystkie domowe nawyki możemy przenieść do coworku. Podporządkowanie się regulaminowi placówki, z której korzystamy, może być w pierwszej chwili trudne do opanowania, ale w niedługim czasie zaczniemy odczuwać pozytywne skutki narzuconych zasad.

Telefon: wyciszony towarzysz pracy

Najważniejszą z nich jest odpowiednie korzystanie z telefonu. We wspólnych przestrzeniach, w których ponadto panuje względna cisza, dźwięk dzwoniącego telefonu potrafi zaburzyć koncentrację na długą chwilę. Zadbajmy o wyciszenie dzwonka, ustawiając tryb wibracyjny lub tylko wizualny, wystarczający do zauważenia przychodzącego połączenia w momencie, kiedy siedzimy przy biurku.

Balans między interakcjami a koncentracją

Druga sprawa to prowadzenie rozmów we wspólnym open space. Krótkie i rzeczowe załatwienie sprawy, szybka rozmowa przeprowadzona stonowanym głosem – to z reguły nie problem. Jednak długie konwersacje zawsze powinny odbywać się poza przestrzenią coworkingową. Jeśli planujemy biznesową rozmowę z klientem czy współpracownikami, warto zarezerwować w tym celu salkę konferencyjną, zapewniając sobie dyskrecję i jednocześnie nie przeszkadzając innym w pracy. Warto pamiętać, że jeśli podstawą twojej działalności zawodowej są rozmowy telefoniczne, cowork prawdopodobnie nie jest dobrym rozwiązaniem – większość czasu będziesz musiał spędzać z dala od biurka, a to przyniesie ci więcej komplikacji niż korzyści.

Z zachowaniem ciszy w biurze coworkingowym wiąże się kolejna ważna zasada: jeśli potrzebujemy w trakcie pracy słuchać muzyki, podcastów czy przeglądać udźwiękowione video – absolutnie konieczne są słuchawki. Pełnią one jeszcze jedną, ważną funkcję: informują mianowicie współpracowników, że jesteś zajęty i nie można ci przeszkadzać.

Zdarzają się sytuacje, że w miejscu pracy odwiedza cię osoba z zewnątrz – klient, kontrahent czy gość prywatny. Pamiętajmy, że wszelkie rozmowy prowadzone w open space mogą być bardzo niekomfortowe dla innych pracujących tu osób, dlatego należy unikać ich poza miejscami do tego przeznaczonymi, jak salka konferencyjna czy wspólny pokój służący do luźnych spotkań.

Porządek na biurku - porządek w głowie!

Koncentracji, własnej i innych osób, sprzyja również minimalna ilość wizualnych „rozpraszaczy” – nie rozstawiajmy zbyt wiele swoich rzeczy nawet na własnym biurku, nie mówiąc już o wspólnej przestrzeni. Nie zajmuj swoim plecakiem czy stosem papierów innego, wolnego akurat krzesła czy blatu. Wyciągnij z torby tylko te rzeczy, które faktycznie są ci potrzebne i i ułóż je wokół swojego laptopa. Nie używaj dźwięczących i wydających głośne dźwięki przedmiotów (pęki kluczy czy filiżanka z podstawką i łyżeczką, brzęcząca przy każdym odstawieniu). Nie korzystaj z podręcznych wentylatorów czy innych urządzeń mogących dekoncentrować osoby siedzące w pobliżu. Pamiętaj, że większość osób korzysta z coworków właśnie dlatego, że w warunkach domowych nie ma możliwości odcięcia się od rozmaitych bodźców rozpraszających uwagę.

Czas na przerwę

Jedzenie przy biurkach w open space jest w większości przypadków zabronione – i słusznie, bo pomijając już względy higieniczne, roznoszący się wśród biurek zapach kanapki z tuńczykiem nie będzie odpowiadał większości współpracowników. W coworkach z reguły jest wydzielone miejsce, w którym można przygotować sobie i zjeść przyniesiony lunch – albo, jak w CoWork Aleja Bielany, niedaleko znajduje się foodcourt, gdzie można zjeść ciepły posiłek albo po prostu napić się kawy.

Przerwę na umowną kawę (może to być herbata, ciastko albo złapanie oddechu) warto zresztą zaplanować sobie przynajmniej kilka razy w ciągu dnia. Praca przy komputerze wciąga i czasem spędzamy kilka godzin przy monitorze, nim zdamy sobie sprawę, że od dawna nie prostowaliśmy kończyn. Warto raz na godzinę oderwać się od pracy na pięć minut, zrobić krótki spacer, może porozmawiać z kimś, kto akurat też ma przerwę – takie kontakty są odświeżające, pozwalają przewietrzyć umysł i zgromadzić energię na kolejną godzinę pracy. Ważne, żeby wyjść na ten czas ze wspólnej przestrzeni – po to, by skuteczniej się zrelaksować, ale także by uniknąć przeszkadzania innym.

Sztuka networkingu

Relacje międzyludzkie w przestrzeni coworkingowej podlegają takim samym zasadom, jak w normalnym biurze, tylko trochę mocniej :) O ile w regularnym miejscu pracy z reguły znamy się ze wszystkimi współpracownikami, z częścią nawet przyjaźnimy, o tyle w coworku mamy szansę trafiać za każdym razem na nieco inny zestaw osób. Nim dobrze się z nimi poznamy, starajmy się prowadzić lekkie rozmowy na uniwersalne tematy – nie przynośmy ze sobą osobistych problemów, nie zasypujmy interlokutorów faktami z życia prywatnego – może to być dla nich niekomfortowe i irytujące. Nie zmuszajmy też nikogo do rozmowy, nie każdy to lubi – niektórzy właśnie od kontaktów z ludźmi uciekają do coworków, gdzie mogą zapewnić sobie relaksujący tryb pracy w pojedynkę. Nie starajmy się za wszelką cenę nawiązywać kontaktów biznesowych i sprzedawać swoich usług czy produktów, to nie miejsce na takie zachowania. Jeśli potrzebujemy czyjejś pomocy, wybadajmy, czy dla proszonej o nią osoby nie będzie to kłopotliwe, nie nadużywajmy też niczyjej dobrej woli i nie przesadzajmy z roszczeniami – nieodpłatną, koleżeńską pomoc można zastosować przy drobiazgach, ale już grubsze tematy wymagają ustalenia zasad współpracy. Pamiętaj też, że trzeba się pomocą odwzajemniać!

Złote zasady korzystania z przestrzeni coworkingowej:

• telefon – wyciszony, używany sporadycznie i do krótkich rozmów

• słuchawki – nieodzowny atrybut każdego coworkera

• goście z zewnątrz – tylko w wyznaczonych do spotkań miejscach

• porządek – na biurku i wokół niego

• jedzenie – wyłącznie poza wspólną strefą, w kuchni, aneksie czy zewnętrznym foodcourcie

• przerwy – konieczne dla zdrowia i zachowania higieny psychicznej

• rozmowy i relacje z współużytkownikami przestrzeni – na odpowiednim poziomie :)

Coworking, choć oznacza pracę na wspólnej przestrzeni, nie jest równoznaczny ze wspólną pracą – z reguły polega na indywidualnej pracy wielu osób w jednym miejscu i czasie, dlatego wszystkie opisane powyżej zasady są konieczne do przestrzegania dla zachowania dobrej atmosfery coworku. Jej podstawą są cisza i skupienie, dlatego najważniejsze przykazanie brzmi: nie rozpraszaj. Myśląc o komforcie innych i działając w zgodzie z regulaminem miejsca przyczyniasz się do tego, że praca we wspólnej przestrzeni przynosi wiele korzyści, dając możliwość wykonywania obowiązków, ale i nawiązywania ciekawych znajomości.